Aanvragen voor projecten en initiatieven op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en cultuur worden aan het bestuur van Stichting Casterenhoeve voorgelegd. Andere aanvragen worden op voorhand afgewezen. Om aanvragen te beoordelen hanteert de stichting het volgende beleid:
-	Stichting Casterenshoeve wil graag een wezenlijke bijdrage leveren aan een project. Een wezenlijke bijdrage betekent in ieder geval 10 % van de totale projectkosten;
-	aanvragen ten behoeve van projecten waar veel vrijwilligers bij betrokken zijn of aanvragen met betrekking tot projecten die zich gesteund weten door een breed draagvlak hebben een grotere kans op honorering;
-	cultuurprojecten zoals bijvoorbeeld muziekfestivals, kunstevenementen en dansvoorstellingen worden streng beoordeeld. Gelet wordt op de organisatiekosten, met name als een bijdrage wordt gevraagd voor honoraria en exploitatiedekking. Aangezien de voorkeur uitgaat naar projecten met veel vrijwilligers en onbetaalde krachten. Ook wordt gelet op de omvang, tijdsduur en de inhoud van het programma en of het project iets blijvends oplevert;
-	De financiële noodzaak van een bijdrage dient duidelijk te zijn. Als het project door de eigen organisatie of achterban kan worden betaald, dan is Stichting Casterenshoeve terughoudend met het verlenen van een bijdrage;
-	Een meerjarige ondersteuning van een project respectievelijk het ondersteunen van meerdere projecten van één organisatie behoort tot de mogelijkheden indien bestuur het optimaal past binnen de doelstelling en bij de sympathie van het bestuur;
-	Projecten ontvangen geen bijdrage als:
o	projecten al gestart zijn;
o	projecten gekenmerkt worden door langdurige en structurele exploitatietekorten;
o	het financiering van onderzoeksprojecten betreft;
o	deze door particuliere aanvragers of andere rechtspersonen dan stichtingen of verenigingen worden gedaan;
o	projecten redelijkerwijs onder zorgverzekering of overheidsfinanciering vallen;
o	dezelfde aanvrager binnen drie jaar na de laatste aanvraag een nieuwe aanvraag indient;
o	Een wezenlijke bijdrage als maximum van € 15.000,- per aanvraag overschrijdt.
Voor projecten in het buitenland gelden specifieke voorwaarden, die met name betrekking hebben op het (ter plaatste) kunnen volgen en monitoren van het project. 
Stichting Casterenshoeve is een niet al te groot vermogensfonds met een bescheiden jaarlijks budget. 
Alvorens uw aanvraag in te dienen, vragen wij u eerst de “quickscan” te doorlopen. In deze quickscan beantwoordt u een aantal vragen, waarmee u kunt vaststellen of uw aanvraag binnen de criteria van Stichting Casterenshoeve valt. Een positieve uitkomst van de quickscan betekent niet automatisch dat uw aanvraag wordt ondersteund. De quickscan is bedoeld om te voorkomen dat u veel werk steekt in een aanvraag die buiten het toekenningsbeleid van Stichting Casterenshoeve valt.
Nadat u de quickscan succesvol heeft doorlopen, kunt u het aanvraagformulier hier downloaden. Wij verzoeken u dit formulier volledig in te vullen. 
Elke aanvraag dient te worden voorzien van de volgende stukken:
-	bondige beschrijving van het project;
-	projectbegroting;
-	dekkingsplan (hierin staat aangegeven hoe de aanvrager het project denkt te financieren alsmede informatie over lopende aanvragen bij andere fondsen en overheidsinstellingen);
-	uittreksel Kamer van Koophandel;
-	statuten;
-	meest recente jaarverslag

Wij verzoeken u het ingevulde aanvraagformulier tezamen met de bijlagen elektronisch in te dienen via info@casterenshoeve.nl, tenzij de bijlagen te groot zijn voor e-mail. In dat geval kunt u bij de officemanager per mail vragen om een wetransfer link waarmee u de bestanden kunt uploaden.
Elke aanvrager krijgt schriftelijk een bevestiging van het bestuursbesluit om uw project al dan niet te ondersteunen met daarbij een korte toelichting.
De betaling van het toegezegde bedrag vindt pas voor de volle honderd procent plaats nadat een rekening en verantwoording is ontvangen. Afhankelijk van de financiële mogelijkheden van de aanvrager kan een voorschot worden uitbetaald. 
Na voltooiing van het project wilt Stichting Casterenshoeve altijd weten of de donatie op een verantwoorde wijze is besteed. Naast verantwoording van de uitgaven verwachten wij van de aanvrager een duidelijke rapportage over de ontwikkelingen van het project en willen wij graag weten in hoeverre de behaalde resultaten voldoen aan de vooraf door u gestelde doelen.